Zurück zu meinem Vorhaben Begriffe und Definitionen aus dem Kontext der Sammlungsdokumentation zu nachzugehen.
Neulich ist mir aufgefallen, dass die Begriffe Inventar, Inventarbuch und Eingangsbuch im Museumsbereich synonym gebraucht werden. Können daher in der Praxis auch Missverständnisse entstehen?
Eingangsbuch und Inventarbuch
Wenn ein Objekt in eine Museumssammlung aufgenommen wird, ist die erste Liste in der es unmittelbar verzeichnet wird das Eingangsbuch. Es gehört zur Grundausstattung und ist ein Beleg für den Sammlungsbestand und dessen Besitz. Hier werden grundlegende erste Informationen wie Objektbezeichnung, Größe, Vorbesitzer, Erwerbsart, Datum, Bearbeiter u. a. festgehalten.
In der Praxis ist das Eingangsbuch ein aktuelles, analoges Bestandsverzeichnis der Sammlung. Auf Grund des Urkundencharakters müssen die Eintragungen handschriftlich mit lichtechter Tinte auf nummerierten Seiten erfolgen. Seiten dürfen nicht entfernt werden, Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
Um diesen formalen Anforderungen gerecht zu werden bietet die Landesstelle für Museumsbetreuung Baden-Württemberg Unterstützung durch ein gedrucktes Eingangsbuch mit mehreren Spalten das erworben werden kann und mit einem Leitfaden (pdf-Format) zur Benutzung. Der Leitfaden enthält eine knappe Schreibanweisung, die eine klare Syntax für die Einträge vorschlägt.
Gibt es Unterschiede zum Inventarbuch? Diese Frage ist für mich noch nicht endgültig geklärt. Ich denke, für das Eingangsbuch und für das Inventarbuch gelten, dass sie ein rechtliches Dokument sind, in analoger Form geführt werden und Auskunft geben über Bestand und Besitz. Im Leitfaden der Landesstelle für Museumsbetreuung werden die Begriffe synonym verwendet. Das Eingangsbuch ist hier auch ein Inventarbuch.
Inventar und Inventarbuch
Wie die Begriffe Eingangsbuch und Inventarbuch ist auch der Begriff Inventar aus dem kaufmännischen Bereich. Ein Inventar ist eine Aufstellung aller Vermögenswerte und -gegenstände. Es wird z. B. für Bilanzen erstellt, im Erbfall und bei Veräußerungen.
Eine Sonderform der Inventare sind Museumsinventare. Es sind Verzeichnisse der Sammlungsobjekte und gehen über die Einträge im Eingangsbuch hinaus. Inventarisieren ist das Erfassen aller relevanten und recherchierten Informationen zu den Sammlungsobjekten einschliesslich des Ortes an dem es aufbewahrt wird.
In der Praxis ist das Museumsinventar für sämtliche Arbeiten mit der Sammlung grundlegend und sollte daher immer auf dem aktuellen Stand sein, z. B. wenn Objekte an andere Museen ausgeliehen werden oder für eine Restaurierung vorgesehen sind.
Inventare werden heute als digitale Datenbanken erstellt. Dazu gehört auch die fotografische Dokumentation.
Gibt es Missverständnisse? Für mich ist der Begriff Inventarbuch leider wieder nicht ganz geklärt. Ältere Inventare sind handgeschrieben oder gedruckt und gebunden, so dass man auch von Inventarbüchern sprechen kann. Wo ist dann der Unterschied zum Eingangsbuch? Es ist richtig, Inventare gibt es heute in digitaler Form als Datenbank. Sind dann Inventarbücher die analoge Form der Inventare?
Ich denke im Tagesgeschäft entstehen kaum Missverständnisse. Das Eingangsbuch ist durch seinen Gebrauch definiert und die erste Verzeichnisliste, die den Eingang eines Objektes in den Museumsbestand festhält.
Ein Tipp zum Schluss – Eingangsbuch und Datenbank
Die Daten der Eingangsbücher können trotz handschriftlicher analoger Form digital weiterverwertet werden. Werden sie gescannt oder fotografiert können sie über OCR (Texterkennung) zu Textdaten umgewandelt und in eine Datenbank übertragen werden. Voraussetzung dafür ist bei der analogen Form die Einhaltung einer Schreibanweisung und eine klare Syntax, wie sie z. B. im Leitfaden der Landesstelle für Museumsbetreuung vorgeschlagen wird.
