Um eine Zeitplan, ein Konzept, einen Workflow, ein Budget oder ein Angebot zu erstellen muss man schätzen und überschlagen. Oft sind Schätzungen die ersten Zahlen mit denen geplant wird und der Erfolg eines Projektes hängt an dieser Abschätzung und Grobkalkulation.

Wer will sich schon verschätzen?

Unbekannte Größen – Schätzen bei Erstinventarisierung

Im Alltag spricht man von Schätzung, wenn das Ergebnis auf raschem Weg nach dem Augenschein, mit Intuition und mittels Erfahrung bestimmt wird – „Pi mal Daumen“.
Genauer ausgedrückt, ist eine Schätzung die intuitive Zahlenangabe oder Bewertung von messbaren (meist physikalischen) oder zählbaren Größen.

Bei einer Erstinventarisierung hat man oft keine genauen Zahlen wie viele Objekte und Artefakte zu einer Sammlung gehören oder man hat Zahlenangaben bei denen man nicht sicher ist wie genau sie sind, woher sie stammen und ob sie als Grundlage dienen können. Oder ob die überlieferte Dokumentation sogar in die Irre führt.

In einem solchen Fall muss man für ein Inventarisierungskonzept die Zahlen der Objekte und Objektgruppen abschätzen um den Ablauf sowie den zeitlichen wie auch materiellen Umfang der Inventarisierung planen zu können. Dabei helfen eigene Erfahrungswerte, gut dokumentierte Projekte und vergangene Schätzungen.

Eine wichtige Hilfe für die Schätzung sind Stichproben

Die Bezeichnung Stichprobe kommt aus dem Warenhandel. Auf Märkten wurde beispielsweise in Säcke mit Kaffee oder in einen Käselaib hineingestochen und damit die Qualität des „Stichs“ überprüft.
Eine Stichprobe ist damit eine Teilmenge einer Grundgesamtheit, die unter bestimmten Gesichtspunkten ausgewählt wird und durch die man sinnvoll auf eine Grundgesamtheit schließen möchte.
Im mathematischen Sinne können Stichproben im Bezug auf eine bestimmte Frage „gut“ und repräsentativ sein – aber sie geben keine grundsätzlichen Aussagen oder sind auf eine andere Frage übertragbar.

Beispiel: Beliebige 25 Briefmarken einer Briefmarkensammlung sind als Stichprobe zur Ermittlung des Gewichts repräsentativ. Die gleichen Menge ist aber in Bezug auf den Wert der Sammlung sicher nicht repräsentativ.

In Sammlungsobjekte wird natürlich nicht hineingestochen um Stichproben zu ermitteln. Die Schätzungen beziehen sich beispielsweise auf Größe, Anzahl, Gewicht und Volumen.

Ermittlung der Anzahl durch Volumenschätzung – ein Praxisbeispiel

Wir hatten einmal mehrere Kisten und Körbe voll mit Stempel zu verzeichnen. Um eine Größenordnung für die Menge der Stempel zu schätzen hatte wir zuerst „Pi mal Daumen“ geschätzt. Das Ergebnis war nicht sehr genau und wir haben die zweite Schätzung basierend auf einer Stichprobe mit Volumenschätzung gemacht.

Dafür haben wir eine Pappschachtel mit einer Stichprobe der Stempel gefüllt und danach die Anzahl der Stempel gezählt, die in diese Schachtel gepasst haben.

Wir haben dann das Volumen der Schachtel und das Volumen der Kisten und Körbe berechnet und dadurch eine, wie sich später rausstellte, sehr gute Abschätzung bekommen.

Im Fall der Stempel war die Wahl der Stichprobe recht einfach weil es eine homogene Menge war und die Größenverhältnisse nicht so stark variierten. Für andere Fälle bei denen eine Stichprobe weniger repräsentativ ist wiederhole ich die Stichprobe mehrmals und nehme den Durchschnitt als Anhaltspunkt.

Mit Testläufen den Zeitaufwand schätzen

Um den Zeitplan und den Workflow gut zu planen kann ich aus eigener Erfahrung empfehlen, Testläufe zu machen und dabei die Zeit stoppen, die gebraucht wird für einen ganzen Durchlauf.
Am besten sollten die Testläufe vollständig gemacht werden und unter realen Bedingungen.
Wichtig ist, auch bei Testläufen repräsentative Stichprobe zu wählen und eine vorher definierte Anzahl der Durchläufe zu machen.

Der Zeitaufwand wird geschätzt nach Auswertung der Testläufe. War die zeitliche Streuung gross oder nicht? Bei grossen Streuungen muss man vorsichtig sein, da kann eine Schätzung schnell daneben gehen. Lieber mit Ober- und Untergrenzen rechnen und nicht genauer sein als man wirklich kann!

Erfahrungen dokumentieren hilft bei späteren Schätzungen

Wie immer sind Erfahrungen auch beim Schätzen unbezahlbar. Auch wenn es erst einmal ein Mehraufwand ist, die Schätzungen und Kalkulationen mit den Methoden, die man angewendet hat, gut zu dokumentieren – es lohnt sich! Man kann die Schätzung dann den später ermittelten konkreten Zahlen entgegensetzen und hat Zahlen zur Beurteilung des Projektablaufes.

Als Erinnerungsstütze sind Arbeitsfotos der Ausgangslage hilfreich, die meinen ersten Eindruck vor der Inventarisierung festhalten, die Objekte wie ich sie vorgefunden habe, den Zustand der Räume und Ablagesysteme. Handyfotos reichen dafür aus.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
Ich bin sehr interessiert an anderen Beispielen und freue mich auf Ihre Kommentare.

Ein Beispiel wie die Beschäftigung mit gesammelten Objekten eigene Ideen fördert, ist die Sammlung Funktionsprinzipien der Dinge von Tim Brauns.

Tim Brauns sammelt seit 20 Jahren Alltagsgegenstände und Werkzeuge, die er auf Flohmärkten findet, und nutzt sie als Inspirationsquelle für seine Designentwicklungen. Eine Auswahl seiner Sammlung wird bis 26. April 2010 in den Räumen des Werkbundarchivs – Museum der Dinge präsentiert, darunter Kleiderbügel mit verschiedenen Klapp-Prinzipien, mit Bürsten und Taschen bis hin zum aufblasbaren Plastikkleiderbügel.
Brauns interessiert Gestaltungsprinzipien, Herstellungverfahren und Material. Jedes dieser Objekte hat seine eigene Geschichte, ablesbar an Produktname, Marke, Nutzung, Entstehungszeit, Ästhetik, Hersteller.

Das Werkbundarchiv – Museum der Dinge stellt diese Sammlung aus, um im Vergleich mit den Museumsbeständen die verschiedenen bzw. ähnlichen Sammlungsinteressen und Ordnungsprinzipien erkennbar zu machen.
(Museum der Dinge)

Für mich hat die Präsentation eine weitere Sicht auf diese Alltagsdinge eröffnen – auf die Gestaltungsvariationen. Vielleicht geht es Ihnen nach einem Besuch der Ausstellung auch wie mir und Sie betrachten einige Alltagsdinge noch etwas genauer?

Die Suche nach Bildern in Datenbanken und Suchmaschinen ist bisher Text-basiert. Die Bilder müssen mit Texten verbunden sein um gefunden zu werden – Titel, Beschreibung, Schlagwörter, Indexierung, Metadaten – und Suche selbst läuft auch über Text.

Eines der Forschungsprojekte die Alternativen zu Text-basierten Suchmaschinen entwickeln ist das Sketch-Based Image Retrieval and Synthesis an der Technischen Universität Berlin unter der Leitung von Professor Marc Alexa.

Wie kann ich nach einem Bild suchen, das ich bereits in meinem Kopf habe?
(macmagazin)

Die Suche kommt ohne Schlagwörter aus. Man skizziert grob auf einen Graphic Tablet, die Komposition des
Bildaufbaus oder das gewünschte Motiv und startet eine Suche. Als Ergebnis bekommt man Bilderkluster die nach Farbe zugeordnet werden. Daraus kann man die Suche verfeinern.
Das Browsing-Interface bietet Vorschläge die zur angegebenen Skizze passen könnten. Es werden Ähnlichkeiten vorgeschlagen, die ausgewählt und wieder abgefragt werden – nähert sich so dem Gesuchten. Ich kann mir gut vorstellen, dass diese Suche über Bildähnlichkeiten schneller gehen kann als eine Suche über Texte. Das würde auf jeden Fall der ein weiterer entscheidender Vorteil sein.

Solche anderen Wege zu gehen, finde ich sehr spannend und ich denke dann auch daran welche Vorteile es für die Verzeichnung und Suche von Objekten und Artefakten in Sammlungsdatenbanken haben könnte. Ein Vorteil wäre dabei vielleicht, dass die Indexierung nicht unbedingt mehrsprachig sein müsste. Auch könnten andere visuelle Kontexte über die Bildersuche gefunden werden.

Ich glaube nicht, dass die textbasierte Suche von einer solchen Skizzen- und Bild-basierten Suche ganz abgelöst wird, aber neue Möglichkeiten werden sicher eröffnet.

Noch eine Bemerkung zur Technik.
Bei den aktuelle MacBooks kann man das Trackpad mit der Software Inklet und dem dazu gehörigen Stift auch als minimal Graphic Tablet benützen. Vielleicht reicht diese Kombination dann auch als Eingabe für die Suchskizze?

Noch weitere Informationen zum Projekt im Interview mit Prof. Alexa.

Zur Frage nach deutschprachigen Apps für Kulturinstitute in meinem letzten Eintrag.

Das Düsseldorfer NRW-Forum bietet seit einigen Tage ihre iPhone App mit Informationen zum Ausstellungshaus und zur Ausstellung der Fotografien von Robert Mapplethorpe.

Ich habe schon ein wenig reingeschaut und und auch reingehört. Es hat einen Mobilphone-Guide.

Vor kurzem wurden bei Archivalia die Frage nach bloggenden Museen im deutschsprachigen Raum gestellt. Es kam eine interessante Liste zustande. Darunter ist auch 99 x Neukölln, auf dem lesenswert seit Januar diesen Jahres über den Umzug des Museums Neukölln berichtet wird.

Wer nutzt Mikro-Blogs und Soziale Netzwerke?

Immer mehr Museen und Kultureinrichtungen nutzen über ihre Website hinaus auch Web 2.0 Dienste und Soziale Netzwerke. Wer Beispiele sucht wird bei Rankinglisten zu Social Media in deutschen Museen fündig. Die Top-Liste twitternder Museen in Deutschland und Facebook-Fanseiten-Ranking. Interessant ist wie die Museen die Social Media einsetzen.

Bei den Recherchen (…) sei aufgefallen, dass sich nahezu alle Museen und Ausstellungshallen in Deutschland bei ihren Social-Media-Aktivitäten auf nur einen Kanal konzentrieren. So sind die Twitter-Spitzenreiter Müritzeum und Mercedes-Benz-Museum bei Facebook kaum präsent. Umgekehrt verzichten die Neue Nationalgalerie in Berlin, das Pergamon-Museum in der Hauptstadt oder das Essener Folkwang-Museum, die bei Facebook recht aktiv sind, auf Twitter als Kommunikationskanal.(ruhr.business-on.de)

Ein weiteres Beispiel für das Zusammenspiel verschiedener Social Media Anwendungen aus dem englischsprachigen Raum ist der Mix der Tate (Website, Blog, Facebook, Twitter, flickr, Podcast). Die Vorteile, auf mehreren Plattformen aktiv zu seien, liegen auf der Hand.

• Es gibt mehr und verschiedene Einstiegsmöglichkeiten als über die Website.
• Direkte und schnelle Kommunikation.
• Größere Verbreitung – erreicht werden auch Leser, die nur auf einer Plattform aktiv sind.
• Unterstützt werden sowohl das stationär genutzte Web auf dem Computer wie auch das mobile. Facebook und Twitter kann man auch vom Handy aus über SMS posten.

Noch mehr Pro und Contra zu Twitter für Kulturangebote auf dem Kulturmarketing Blog

Und das Museum Neukölln twittert auch.

Und jetzt Noch mehr im Angebot? Apps für iPhone und iPod touch

Erweiterungen des Angebots in den Raum des mobilen Web sind iPhone Apps. Karin Janner hat in ihrem Blog die Frage nach dem Nutzen und Erfahrungen für Kultureinrichtungen gestellt. Leider kann ich diese Frage nur von Seiten eines Nutzers beantworten. Ganz aktuell fällt mir dazu die iPhone App der Tate ein, die ich gerade ausprobiert habe.

Die App ist wie ein interaktives Spiel aufgebaut – ein dunkles Labyrinth in dem man sich bewegt. In einer Einführung wird die Ausstellung von Miroslaw Balka vorgestellt. Außerdem gibt es einen Film mit dem Statement des Künstlers. Eine für mich neue Art, eine Ausstellung anzukündigen, die mich anspricht und neugierig macht.
Und über den App Store und iTunes ist es leicht und schnell auf das mobile Gerät zu laden.

Eine deutschsprachige App eines Museums oder Kulturinstituts gibt es noch nicht. Ich bin auf die erste gespannt und freue mich darauf sie auzuprobieren!